おはようございます。
　朝、足りないものを自宅から運び出す。6時半頃出社。自分でできる範囲のことは行ったが、設定の仕方が一部わからない。A氏に依頼する。9時半、営業部のミーティング。ミーティングというには長い。昼食をはさんで午後4時半頃まで続く。昼は帯広ロータリークラブ例会だったが、欠席することにした。自席に戻ると、パソコン環境はほぼ整っていた。もうひとつ設定が残っているが、何とかなるだろう。6時45分、ノースランド。帯広ロータリークラブ、今年度最後のクラブ協議会。8時半帰宅。

データの保存、管理、活用について

会社での仕事環境はかなり良好な状態となりました。問題は自宅の仕事環境。今朝2時間くらいかけて整えましたが、僕の場合、片付けと清掃作業から入らねばならない。半分以上の時間は片付けといった感じ。この際、スッキリした机にしようと思い、滅多に使用しないハードディスクは引き出しにしまうことにしました。全部で4台。自宅で使うには1台あればたぶん十分。あとは大容量ストレージを使えばよい。
　問題は紙の書類ですね。これは20年以上前から、どのようにすべきか迷っているところです。過去何度か、ペーパーレスにしようと思い、PDF化してからエバーノートに保存していきました。「そうすると、存在はするのだが使われることのない資料」となってしまいました。やはり、物体として存在しているもののほうが使い勝手がよい。
　そう気づいてから、「紙だけで保存する資料」「データのみの資料」「紙とデータ、両方で保存する資料」の3つに分けることにしました。紙だけのものは、期限が来たら捨てても構わないと思うもの。データは後日検索して使われる可能性が高いもの。あるいは捨てるには忍びないと思うもの。紙とデータ両方の資料は、重要度、活用度が高いと思われるもの。感覚的に区別しているので、さほど重要ではないのに紙とデータ、両方で保存している資料もあります。このあたり、あまり厳密に決めないほうがよいような気がします。
　仕事は会社でも自宅でも旅先でも行いますから、現在進行形の仕事はドロップボックスに入れておくことが多い。しかし、写真の元データをすべて入れておくわけにはいきません。旅先は最低限必要なデータをドロップボックスに入れておく。あとは会社と自宅、両方で同じデータを整えることができるかどうか。このあたり、みんなどうしているのでしょう？　
　写真を含むあらゆるデータを保存しているハードディスクは2台あって、どちらも同じデータが入っています。これを会社と自宅、それぞれに置くことにしていました。データを更新する際、どのようにするかは考え中です。うまい方法を知っている人がいましたら、教えてください。今のところは、原始的なやり方でデータ更新しようと思っています。
　昨日の会議でも「データをどのように保存・管理するのか」といった話が出ていました。大人数で共用するとなると、しっかりした管理法を活用しておかねばなりません。技術はどんどん進歩していますから、従来のやり方にとらわれないデータ保存、管理、活用方法に変えていく必要があるでしょう。写真、デザイン、イラスト、動画、その他あらゆるデータは、自社の資産とも言えるものです。失われることのないよう保存する必要がありますし、必要な際にはすぐに取り出せるような管理方法をつくらねばなりません。
　デジタルアーカイブの重要性は今さら言うまでもありませんが、具体的に何をどうすればよいのか、ちゃんと知っている人は少ない。会社によってそれぞれ環境に違いがありますから、自社に合ったやり方を確立する必要がある。整理整頓が苦手な僕には、なかなかいいアイデアが浮かんできません。若手のスキルに期待するのがよさそうです。