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file 17 会報の制作と印刷

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おはようございます。
 朝1時半起床。朝のうちにいくつもの用事を済ませることができた。出社後、USB Type-Cアダプターを忘れてきてことに気づく。あきらめて自宅に戻る。最初は書類作成の仕事。頭の中を整理するのに役だった。続いて今週行われる会議等の資料に目を通す。あとはいくつかアイデアを捻出する仕事。本当は一番頭が冴える朝イチにアイデアを出すべきなのだが……。午後6時半、経営指針研究会。10時帰宅。長い一日だった。

会報は「定点観測」

送料値上げ問題がいろいろな面で影響を及ぼしつつあるようです。もちろん、運送業者の事情はよくわかるので、値上げそのものは致し方ないこと。ただ、どうなのでしょう? 雑誌や広報誌、会報などの配送コストがかさむことによって、全体の取扱量が減少していくことになるのではないか? 印刷物の場合、そのほとんどは郵便受けに入れるだけですから、今まで通り据え置いてほしいなぁ……と思ってしまいます。
 そんなわけで、ある会報の送料値上げに対してどう対処するか、考えねばならなくなりました。3つほど案がありますが、すぐに実施できるのはひとつめの案だけ。妙案は浮かんできません。会員数が多い会であるため、予算の中で送料の占める割合が高い。PDFで各自ダウンロードすることができればよいのですが、会員の平均年齢を考えると無理そうです。
 送料はともかく、我が社には会報の制作・印刷という仕事はどのくらいあるのでしょう? 僕が関係しているのは4つほど。うちひとつは僕がいなくてもきちんと入稿されている。問題は他の3つ。けっこう労力のかかるものです。
 会報というものは、基本的には会員に向けて作成されるものですが、中には外部に向けて広報の役割を果たすものもあります。完全に内部向けにつくるか、広報誌としての機能を持たせるか? これによって、作り方が少し変わってくる。
 定期的に発行される会報には、デザイン、レイアウト、記事内容の統一感が求められます。雑誌の場合、ある程度統一感を持たせながらも、変化をつけて編集することが多い。毎号同じような中身だと飽きてしまいます。しかし、会報の場合は見かけ上の変化よりも継続性が求められる。ずっと何10年もファイリングしているという人もいます。極端な変化は避けるべきでしょう。
 会報、それに社内報も同じようなものと言ってよさそうですね。こうした媒体には「定点観測」のような役割があるのだと思います。僕が携わっている同窓会報では、毎回同じようなレイアウト。超保守的な作り方をしています。ところが、並べてみるとけっこうおもしろいんですね。少しずつ変わっていく会の姿。これは社内報を見ても感じることです。こうした変化は、統一感のあるデザイン、レイアウト、記事内容だからこそ感じ取れること。
 制作担当者が変わると、ガラリと中身が変わってしまうような会報もあります。しかし、これでは経年変化を読み取ることが難しい。リニューアルは50周年、100周年といった大きな節目に行うべきでしょうね。

会報づくりで重要なこと

会報づくりで一番苦労する点は、「原稿をどのように依頼し、締め切りまでの作成してもらうか」というところ。これがすんなりいく会といかない会とがあります。
 次なるハードルは「意味の通じる文章を書いてもらえるかどうか」という問題。これも安心できる会と大幅な手直しが必要な会とがある。文章力に関しては、どうしても能力差がありますから、個人の努力ではどうにもならない問題なのかもしれません。そのまま使えない場合は、編集サイドでリライトすることになります。
 通常の会報の場合は、このふたつをクリアしていれば、あとは何とかなるのではないかと思います。もちろん、読み応えのある文章、ユニークな表現といったものがあればさらによいわけですが、会報には何よりも「事実を伝える」「記録する」という役割があります。文章表現力は二の次でよいという媒体。
 むしろ、写真の果たすべき役割が大きい。誰の顔が写っているのか? 写真と名前。基本的な情報がしっかり載っていることが会報には求められます。同窓会の会報では、「○○君が載っている」といったところに読者である会員は注目している。いい写真かどうかはよりも、人物がちゃんと写っているかどうか。重要人物を撮り忘れると困ったことになりますから、ふだんの撮影よりもむしろ緊張度が高い。
 僕は実際に取材・編集・制作に携わる立場にありますが、我が社の人たちは会報をどのように捉えているのでしょう? 今の時代、たいていの場合はデータ入稿に違いありません。テキストと写真データを受け取り、当社で制作するというパターンのほかに、ほぼ完全データ入稿という場合もある。
 データはクライアントが作成する。この点では僕が毎回味わっている苦労はないわけですが、案外油断はならないもの。当社で念のために行う校正段階で、案外入力ミスや重要な誤字・脱字が見つかったりすることがあるのです。
 僕が感心したのは、ある会で毎週発行している会報で発見された名前の間違い。校正者ではなく、レイアウト担当者が発見し、無事訂正されました。本来、固有名詞の間違いを印刷会社が発見するというのはほとんど不可能な話。知らない人、会ったことのない人なのですから。それでも発見できたのは、毎回制作していて、「名前を覚えていたから」に他なりません。
 さらに聞くと、「この人の『高』は“くちだか”なのか“はしごだか”なのか」「『吉』が“つちよし”か“さむらいよし”か」といったことまでちゃんと覚えている。会員である僕もよくわかっていないというのに……。
 印刷会社にはこうした熟練の技、知識、記憶を持った人が何人もいるものです。一口に会報印刷と言っても、実に奥の深いものといえそうです。

ソーゴー印刷株式会社

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