おはようございます。
　朝はゆったり過ごす。活動を開始したのは午前11時頃。緊急度と重要度の高い仕事をしようと思ったが、「緊急度が非常に高く重要度が中くらいの仕事」を優先させてしまう。5時間くらい費やすこととなった。夕方近くなってから、本来のやるべき仕事に着手。さくさくとパワーポイントのスライドを作成していきたいところ。だが、写真選びに時間がかかる。その上、パワポでは何度も経験している謎の現象が……。予定の完成時間を大幅にオーバー。夜が更けて、意識が遠のきそうになった頃、ようやく完成する。0時をまわってしまった。

「デザインを変えない」と決める

パワーポイントとは、僕にとっては本当に不思議な存在です。講演やセミナーの場ではものすごく重宝しているのですが、作成するまでが大変。あまりの大変さに、キーノートやプレジに乗り換えていた時期もありました。
　キーノートはMacBook Airを使う分にはよいのですが、Windowsではほぼ使えない。また、パワーポイントに変換するとレイアウトが大幅に崩れる。キーノート自体は使いやすいソフトであるため、非常に残念です。キーノートをメインで使っていた2年分のデータは、ほぼ流用不可能となっています。
　プレジはその動きがおもしろく、やはり2年近く使っていたのですが、データを他のプレゼンに流用することができず、パワポに戻すことにしました。おもしろみはないものの、デザインを統一し、スライドをストック大量にストックする。それによって、資料作成時間を大幅に短縮させようと思ったのです。もっと前に気づくべきだった……というのが正直なところ。キーノートとプレジを使っていた4年間のデータは流用できず、それ以前のデータはまったく異なるデザインでした。使い回しが可能なのは、直近の1年10ヵ月分のみ。
　とにかく、これからは一生このデザインを変えないでスライドを大量にためこんで、いつでも使い回しできるようにする、と決めました。
　それなのに……。スライドマスターの設定をしっかり統一させず、似てはいるが異なるデザインの資料をいくつか作ってしまいました。その結果、あるスライドをコピペすると、文字が大きく（または小さく）なってしまうという現象が起こってしまいます。これを修正するのにけっこう時間がかかる。
　また、フォントも統一できていない。もう少し、見栄えのよい文字はないものか？　そう思っていくつかのフォントを試してみたものの、結局「どのパソコンにも標準で備わっているフォントでなければ」という結論に達し、メイリオに落ち着きました。ところが、僕はメイリオとメイリオUIとを混在させてしまったんですね。これは大失敗。
　いろいろ調べて、フォントを一括変換する方法を知ったわけですが、なぜかうまくできるときとできないときとがある。僕は勝手に「パワポの謎」と名付けています。誰か、スッキリ解決策を授けてくれる人はいないものか？　社内でパワポの技術交流会をしたいところ。きっと参加者はいないだろうな……。
　すんなりいけば講演1本のデータは2時間くらいで完成するのですが、平均4時間はかかっている。ここで時短できるかどうかは、僕にとって非常に重要。フォントや文字の大きさの手直しは、あまりクリエイティブとは言えない作業。さくさく進めてしまいたいところです。

パワポは時間の浪費か？

さて、「パワポに時間を浪費してはいけない」という話をときどき耳にします。確かに、僕はパワポのためにずいぶん時間を費やしてきました。この時間は果たして無駄だったのか、それとも有用だったのか。僕には何とも言い切れないところ。
　同じような意味合いで「ブログで時間を浪費してはいけない」と指摘されたこともあります。これに対する自分の答はハッキリしています。今、僕が曲がりなりにも文章が書けるようになったのは、ブログを毎日書くという習慣のおかげなんですね。だから時間の浪費ではないと断言できます。
　たぶん、パワポにも有用性があると僕は考えています。ある程度作り込んだパワポのスライドがあるから、講演やセミナーで自信を持って話を進めていくことができる。何もなしで1時間講演を……と依頼されたなら、きっと躊躇することでしょう。
　パワポのスライドをつくる過程でアイデアが浮かんできて、少し異なる話の展開になることがあります。最初に思い描いていたストーリーよりも、厚みが増したり、よりユニークなエビデンスが提示できたりする。これは文章を書いているうちに新たなアイデアが湧いてくるのと同じ。手を動かしているうちに、発想が広がっていくのです。
　たぶん、パワポやブログを時間の無駄と思っている人は、こうした経験をしたことがないのでしょう。頭の中ですでに完成しているものをただ入力しているわけではありません。面倒な作り込みをしているうちに、新たな事実に気づいたり、異なる解釈ができるようになったりするのです。これもちょっとした「パワポの謎」と言えるかもしれません。
　パワポに関する業務改善は、統一性のあるデザインで作成されたスライドを大量にストックする。この一点にかかっています。まったく新しいテーマで講演を行うにしても、共通で使用できるスライドが全体の1／3くらいあるものです。また、基本となるスライドをつくっておくと、テキストの差し替えだけで済むことも多い。
　最大の問題は写真選び。「講演用画像」というフォルダにため込んではいるのですが、テーマに沿った画像を選び出そうとすると、ほとんど無限に時間がかかってしまう……。あまり凝りすぎてはいけませんね。パワポに必要なのは「ひと手間」であって、「ふた手間」以上は有害だと思って切り捨てねばなりません。