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活動記録06 書斎の3S

活動記録06 書斎の3S

おはようございます。
 丸一日、外出を控えることにした。午前中はWEB会議のための準備。WEBミーティングは何度か行っているが、大勢で行うには慣れるまで時間がかかるに違いない。しかし、このやり方がスタンダードになれば、僕らの働き方はもっと自由になるはず。働き方改革を進める絶好の機会と考えるべきだ。午後は書斎の片付け。2月中旬まで、まったく余裕のない日々を過ごしていた。このため、部屋が過去最大級に散らかっていたのだった。3時間くらいかけて片付ける。不要な書類はもちろん、将来必要になるかもしれない書類も思い切って捨てる。とにかく「捨てる」を徹底しなければ、僕の部屋は片付かない。この大胆な(?)方針で進めた結果、期待以上にきれいな書斎となった。僕にとっては充実した日曜日だった。

7つの関心領域

単に部屋を片付けただけではなく、書類・資料の配置を変えてみました。書籍・資料を立てかけるためのボックスが9つあるのですが、それぞれの役割を明確にしてみたのです。「中小企業家同友会」「帯広ロータリークラブ」「自分史」「SDGs」「会社関係」「業界関連」といった具合。残り3つのうち2つは「現在進行形」の書類。最後のひとつは「クリアファイルと封筒」。
 だいたい僕の頭の中で重要な位置を占めているのは、この6つといってよいのかもしれません。もうひとつ「写真」もあるわけですが、こちらはほとんどがハードディスクに収められている。
 ボックス内に入っている袋ファイルや資料は、比較的使用頻度の高いものです。ほとんど動きのないものは書棚に収められている。したがって、ボックスはパソコンの前に座ったとき、手の届くところに置かれています。書棚は立ち上がらないと手が届かない。3時間ほど作業しただけで、ずいぶん書斎が機能的になったような気がします。このきれいさのレベルを今後も維持しなければ……。
 これまで、僕は紙の書類を極力PDF化してエバーノートに保存するというやり方を行ってきました。ただ、むやみやたらにエバーノートを使ってきたため、行方不明になる書類も結構多かったのです。たいていの場合は検索をかけると出てくるのですが、文字認識がうまくいかない書類もあります。すべてにタイトルをつけておくべきでした。
 この点では、袋ファイルのほうが実用的かもしれません。現物が目の前にある安心感というべきか。エバーノートの場合は、いったんPDF化しているのに、再びプリントアウトするという不合理な使い方をすることもあります。デジタルとアナログの使い分けがまだうまくできていないようです。みんなはどんなやり方で書類・資料を整理しているのでしょう?
 昨日発見したのは、僕の関心領域が写真を含めて7つに集約されるということ。これはちょっとした収穫です。これまで僕の頭を悩ませてきたいくつかの問題は、「現在進行形」のボックスに入れておけばよいと判明しました。中長期的にじっくり考えるべきことは、7つだけでよいのです。
 もしかしたら、これからテーマが増えていくことになるのかもしれません。それでも、僕の机の上にはまだ十分なスペースがあります。あと3つはボックスを増やすことができる。部屋が片付くと、そのような心理的ゆとりが生まれるようです。
 多くの会合や行事が取りやめになっていますから、さらに書斎の3Sを進めていく時間を確保できるに違いありません。
 3、4年くらい見て見ぬフリをしてきた書類の整理に着手すべきときがやってきたようです。これは実家から運んできたもので、もしかすると我が社の歴史に関係する書類が発見されるかもしれません。ひと通り目を通してから、重要度の高いものをPDF化。一部を除いてすべて捨てるという方針で臨みます。
 以前、誰かに教わったような気がします。「迷ったら捨てる」「たとえ後悔することがあったとしても捨てる」。これが重要ですね。

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