おはようございます。
　朝7時、帯広地方卸売市場へ。原稿を書くため、ある食材を購入。ついでに野菜その他を購入したら、エコバッグいっぱいになった。昼食は、それらの食材を使ってトマトソースのパスタをつくる。パスタはフタバ製麺のルルロッソ。これは素晴らしい。仕事は午前と午後各2時間。原稿を書くために本を読む。ネットで調べる。そして考える。書き始める準備ができたところで仕事を終える。

各種書類のペーパーレス化

通常、1週間も出社せずにいると、僕の机の上には書類の山ができています。ちょっと大袈裟かな？　20～30センチくらいの小さな山。この山の中に、会合への出欠を問うFAXが紛れていることもあります。日本にはまだまだFAX信仰があって、重要なものほどFAXで届く傾向にある。これはテレワークのちょっとした障害になる。メールにしてもらえるとうれしいのですが……。
　それはさておき、この書類の山を何とかせねばならない。しかも、僕は5月から1ヵ月半、出社した記憶がない（1、2回出社したような気がしますが）。僕同様、ほぼ完全テレワークという人もいますから、書類のペーパーレス化は急務と言えます。そこで、コストをかけず今のシステムでできる方法を考えようということになりました。
　ペーパーレス化する対象は、社内の各種届け出用紙と経理関係の書類。
　届け出用紙について、僕は簡単に考えていました。ビジネスチャットのSlackを使ってテキストで届け出をして、何らかのリアクションをすればよいのではないかと思ったのです。見た、確認したという記録が残ればよいはず。ただ、これでは具合が悪いようです。結局、今の届け出用紙に近いひな形をつくることとなりました。
　最終的にすべてエクセルで作成。ここまではよいのですが、問題はハンコですね。コロナ問題に関連して、「ハンコを押すためだけに出社する」というのがニュースになりました。電車通勤ではないから出社してもよい。そう考えても構いませんが、せっかくですからすべてオンラインで完結させたいところ。
　アクロバットDCにもアクロバットリーダーにも、スタンプの機能があって、簡単に電子印鑑が作成できることを教わりました。僕はイラストレーターでハンコらしいハンコを作りましたが、名前を登録するだけでも一応ハンコは作れます。これをPDF化した届け出用紙に押印する。
　ただ、実際にやってみるとなかなか面倒なんですね。ハンコは省略できないのかという話になり、社労士さんにも相談した結果、結局ハンコ不要ということに落ち着きました。
　一方、経理関係の書類はハンコなしというわけにはいきません。こちらは電子印鑑をひとつずつ押していく。慣れれば、シャチハタを押すスピードに近づいていきそう。もう一歩というところです。
　これらのファイルはドロップボックスの共有を使って行うようにしました。僕はこれまでドロップボックスを使いこなしてきたようでいて、その実、便利な機能を使っていなかったことがわかりました。ドロップボックス内にフォルダを作り、右クリックで「共有」を選択。そうして共有したい人のメールアドレスを入力して送信すれば、簡単にフォルダが共有できてしまうのです。
　これはとてつもなく便利。さっそく、届け出用紙などいくつかの共有フォルダを作成しました。これまでは写真データを編集者に渡す際など、写真のフォルダを圧縮し、圧縮ファイルのリンク先を送って、相手にダウンロードしてもらう……という面倒なやり方をしていたのです。共有フォルダがあれば、自分の外付けハードディスクのように使うことができる。
　書類のペーパーレス化から始まって、別な面でも業務効率化を進めることができました。