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写真家的業務改善行動58 PDFの名刺データを名刺管理アプリに取り込む

写真家的業務改善行動58 PDFの名刺データを名刺管理アプリに取り込む

おはようございます。
 午前8時半、朝礼。26日から正月休みに入る人もいることから、終礼を兼ねた朝礼を行うこととなった。「一年間お元気さまでした。ありがとうございました」と話した後なのだが、10時からは自宅でミーティングが行われた。午後1時、同友会事務所でミーティング。その後、2社をアポなし訪問。3時頃出社。個人分の年賀状印刷代を支払う。夕食後、急速に眠くなる。7時半就寝。熟睡。「朝だ!」と思って起き上がったら、まだ10時半だった。そこからは眠れず、11時半からパソコンに向かう。何かできそうな気がした。いろいろ調べながら試してみたらできた。大収穫だ。気づくと午前3時。3時間眠る。

長年の名刺管理問題が解決

朝スッキリ起きたときにはアイデアが浮かびやすいものです。一方、眠れないときにも浮かぶことがある。それは何か具体的に行動したいと思っているようなとき。昨日というべきか、今朝というべきか、どちらでもよいのですが、まさに数時間前はそのような状態にありました。
 年賀状印刷代を会社に支払った後、僕の中では急速に年末ムードが高まることとなりました。今年は忘年会が一度もなかったため、月末ムードはあっても年末ムードはなかった。さすがにまっさらな年賀状が目の前に置かれていると、「そろそろやらねば」という気持ちになってきます。
 毎年、住所録ソフトと悪戦苦闘するわけですが、これをもっと自動化したいと思い続けてきました。そこで、最初はずいぶん前に登録したEightを使ってみようと思いました。使っている人は多いし、スキャナで取り込むだけでサクサク変換できそう。ただ、残念なことにスキャンスナップでPDFにしてエバーノートに保存している名刺を活用することができない。もしかするとできるのかもしれませんが、やり方がまったくわからない。この時点で、Eightを使うのは断念。
 次の候補は、T氏から教えてもらったWantedly Peopleという名刺管理アプリ。どうやら、我が社ではこれが主流となる模様。エバーノートのデータをインポートできるか? やはりダメでした。
 昨日の夕方の時点では、これまで通り手作業で「楽々はがき」に打ち込むことになるだろう……と思っていました。しかし、夜中に目が覚めた。「そんなはずはない。何か方法があるに違いない」という確信に近い考えに至ったのです。たぶん、僕と同じような悩みを持つ人がいっぱいいるだろう。そう考えて検索をかけてみたところ、いっぱいはいませんでしたが、2、3人はいるようです。解決のヒントとなることが書かれていました。
 どうやらJPEGの名刺画像からであればデータベース化できるアプリがあるようでした。LINEのmyBridgeという名刺管理アプリがよさそうだと思い、さっそく試してみることに。エバーノートに保存されているPDFをJPEGに変換。それをmyBridgeに取り込むと、完璧に変換されていました。
 これで僕の抱える問題の半分は解決。もう半分は、大量にあるPDFの名刺をどのようにJPEG変換するのかということ。これを解決すべく再び調べていくと、見つかりました。「Pixillion」という画像ファイル変換ソフト。ただし、無料版では50件までしか変換できない。有料版を購入。エバーノートから取り出したデータをまとめて変換。午前2時40分頃。すごく時間がかかりそうだったので、再び眠ることにしました。6時過ぎ、確認してみたら、全部きれいにJPEGになっていた。当たり前とはいえ、これでひと安心。
 ただし、名刺は表裏両面ともJPEGになっています。表は「pege1」、裏は「pege2」。pege2を検索して、まとめて消去。これで準備完了。あとはmyBridgeに取り込んでいくだけ。1回に取り込めるのは100件。エバーノートに保存してあった名刺は3500件ほど。この後にも難作業が待っているのかもしれません。しかし、この変換精度は魅力的です。きっとEightやWantedly Peopleも同様なのでしょう。どうして、このようなアプリをもっと早く使わなかったのか。少し苦労しましたが、2021年から名刺管理は劇的に楽になるに違いありません。
 社内には僕の他にもエバーノートに名刺を入れっぱなしという人がいるはず。このやり方を勧めたいと思っています。

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