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リフレーミング77 複雑化とシンプル化

リフレーミング77 複雑化とシンプル化

おはようございます。
 午前8時半、来週行われるウェビナーのリハーサルのため、自宅に関係者3名がやってきた。どんなふうに進められるのか、見学したいところ。だが、ミーティングの準備をせねばならない。自室にこもって、資料を出力したり、あれこれ調べたりする。10時、札幌とのS社さんとミーティング。どのあたりに課題があるのか、おおよそ理解することができた。午後は会議の準備、事務的作業等。

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何年もパソコンを使っていると、いつの間にか動作が重くなっていく。多くの人が経験していることだと思います。会社の業務にも、同じようなことが言えそうな気がします。社歴を重ねれば重ねるほど、動作が重くなる。昔は「大企業病」という言葉がよく使われましたが、この病は大企業だけではありません。中小企業にも大企業病がある。僕が大企業に在籍していたのは1年間だけなので、本当のところはよくわかりません。けれども、21年前、ソーゴー印刷に入社したとき、少しだけ大企業病に近いものを感じました。
 しかし、一方では思い切った改革が進められており、当時としては先進的なシステムが整えられていました。僕が入社する少し前のこと。導入に当たっては、僕も多少は関わっていました。システム導入直前、東京の事務所から開発元の会社に出向いたことを覚えています。たぶん、先代も大企業病的なものを打破したいと考えていたのでしょう。入社したときにはブルーの初代iMacがずらりと並んで壮観でした。
 それから20年以上経ち、先進的と思われたシステムも老朽化が目立つようになりました。事業領域も拡大しましたから、かなり無理をして使っているというのが実情。システマチックに業務を進めたいと思っても、ボトルネックとなっている箇所があって、そこにマンパワーが費やされることとなる。別なシステムとの連携も思うようにはいかない。根本的にシステムを見直す時期がやってきているのです。
 おそらく、多くの企業がわが社と同じような状況にあると考えてよいでしょう。つい最近、企業訪問の中で似たような話を聴きました。かなりお金をかけてシステムを改修せざるを得なかったとのこと。「2025年の崖」まであと4年。崖の直前では遅すぎますから、今年中には何とかせねばなりません。
 システムも会社組織も重くなったり、複雑なものになりやすい。ですから、システムや組織を見直す際には、できるだけシンプル化を目指すべきでしょう。完璧なものを求めると、どうしても複雑になる。複雑なものを理解するのは容易ではありませんから、「一部の人しかわからない」という困った現象が起こる。社内にブラックボックスができるのは、何としても避けなければなりません。シンプルにして、誰でも理解でき、扱えるようにする。これが基本です。
 2021年は「シンプル化」に情熱を注ぎ込む年になるのかもしれません。新事業や既存事業のリニューアルも進めていますから、気をつけないと複雑化が加速していってしまいます。みんな「物事をシンプルに考えたい」と思っているのに、実際に業務を進めていくうちに複雑化していくのです。それは「便利そう」と思って、アプリを次々インストールするうちにパソコンが重くなるのに似ています。頭の中で情報が整理されていないと、アウトプットの際に複雑化していくものです。
 複雑化しやすいもうひとつの要因は、「目的を忘れてしまう」ことです。業務効率化のためのシステムなのに、「システムの完璧運用」が目的化することがあります。そうすると、システムの維持に多くのエネルギーが使われ、かえって時間がかかったりする。何を実現させたいのか? 社内の全員が目的を共有していることが重要です。
 必要があって複雑にならざるを得ないこともある。ですが、シンプルにできるものは限りなくシンプル化する。今後、10年くらい使えるシステムを構築せねばなりません。

ソーゴー印刷株式会社

〒080-0046 北海道帯広市西16条北1丁目25
TEL.0155-34-1281 FAX.0155-34-1287

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