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写真家的業務改善行動78 データ管理

写真家的業務改善行動78 データ管理

おはようございます
 仕事をしたのは3時間ほど。大半は休日として過ごす。必要があって、4年前の資料を探す。エバーノートに保存していたはず……と思ったが、見つからない。次の手はGメール。容量がいっぱいになったとき一部を削除したが、幸運にも必要な資料は残っていた。出力して読み込む。これをどのようにまとめたらよいものか。方向性はハッキリしているが、まだ言葉は浮かんでこない。

デジタルアーカイブ

資料を紙で保存しようとすると、あっという間に書斎が紙だらけになってしまいます。紙の書類は1年程度で処分せねばなりません。長期保存するのは、媒体そのものに価値がある場合のみ。処分する際、必要に応じてスキャンスナップでPDF化し、エバーノートに保存しています。
 デジタル保存するのはよいのですが、保存方法をちゃんと決めておかないとどこにあるのかわからなくなる。ハードディスクのどこかにあるはずだが、見つからない……。誰もがそんな経験をしてきていると思います。ファイル名の付け方が重要ですし、写真にはタグ付けすることもあります。検索をかければ必ず見つかるよう、保存時に気をつけることですね。
 ただ、全ファイルに気を配ると、書類の保存だけで人生の貴重な時間を費やしてしまうことにもなりかねません。ある程度、おおざっぱに保存できる。とりあえず、放り込んでおけば必要なときに見つけることができる。そんな理由から、エバーノートを使うようになりました。
 僕のエバーノートの中身はかなり乱雑です。一応ノートブックとタグを使って整理はしているのですが、きちんと整理しているとは言い難い。昨日は検索ワードに問題があったのか、見つけることができませんでした。僕がエバーノートに使い慣れていないためなのかもしれません。考えてみると、「とりあえずエバーノートに放り込む」という使い方をしていて、保存したデータの活用法についてちゃんと考えているわけではありません。
 案外便利なのはGメール。時期、差出人、文書名の一部がわかれば、だいたい見つけ出すことができる。僕は思いついたこと、忘れてはいけないことを自分宛てにメールすることもあります。これはけっこう便利な使い方。
 仕事をしていると次々にたまっていく書類やデータ。みんなはどのように整理・保存しているのでしょう? 今の時代、紙媒体中心での保存は考えられません。数年前、年末の大掃除の際に、自分の背丈に迫る書類を処分したこともありました。必要なものは紙媒体、その他は電子媒体で保存することになる。その際のメディア選びには今も迷うことがあります。
 ハードディスクは寿命が比較的短い。そのことを考えれば、エバーノートとドロップボックス(または同様のクラウドストレージ)といった組み合わせでのデータ保存に落ち着きそうです。考えてみると、僕はここ数年、ドロップボックスをハードディスク代わりに使ってきたところがあります。破損リスクが少ないことに加え、どのパソコンからもアクセスできる。出張先でも不便なことはありません(この1年、出張はほぼなくなりましたが)。
 問題は写真データ。クラウドストレージでは容量が足りない。容量無制限のプランに変更するか、ちょっと迷うところです。現状はハードディスク2台に保存してリスクを回避しています。しかし、これで安全とは言えませんね。災害が起こったら、2台ともダメになる可能性がある。
 記録に時間はかかりそうですが、M-DISKでバックアップを取ろうかな、と思っているところです。長寿命の光ディスク。開発元の言う通り「1000年持つ」かどうかわかりませんが、数100年の耐久性があるらしい。一般の光ディスクが10~20年程度の耐久性であることを考えると、安全度は格段に高い。写真データはハードディスク(ふだん用)とM-DISK(保存用)で解決と考えてよさそうです。
 現代はまさに情報爆発と呼ぶにふさわしい状況にあります。埋もれてしまって見つからなくなったデータも、山のようないるのではないでしょうか? 将来、デジタル考古学といったジャンルができるのかもしれません。すでに、僕の持っている一部のMOディスクは発掘困難な状態(対応ドライブがない)となっています。

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